Triaje cognitivo en la administración de proyectos

Esta semana varios colegas del front end web development transportaron un término común en la medicina al mundo de la administración de proyectos. Triaje, la forma en acomodar a una serie de pacientes para ser atendidos, por orden de prioridad, urgencia o importancia, puede ser aplicada al orden en la que se considera planear tu agenda.

Vamos a separar entonces los proyectos por prioridad alta, media, baja y separarlos, tomando en cuenta que a veces lo urgente no es tan importante. Hay que ponderar. Luego también, que hay cosas que tienes que programar inamoviblemente, como escribir en este blog u obedecer rutinas de capacitación o marketing, si no, nunca las vas a hacer, ya que les das prioridad a otros proyectos.

No es fácil, sobre todo para los que no admitimos que hay proyectos menos prioritarios que otros. Nuestro instinto del deber nos hace luego querer sacar todos los proyectos al mismo tiempo, y lo malo de esto es que no le dedicamos el tiempo necesario o hasta más para mejorarlos.

Mi propuesta de triaje, ya enfocada al Diseño, es:

  1. Define proyectos y rutinas “inamovibles”. Aunque finalmente a veces tengas que moverlas, en realidad son “ineliminables”. No dejes de hacerlas. Reprográmalas si necesitas, pero no las dejes de hacer, y de ser posible tampoco moverlas. El más claro ejemplo es la hora a la que le llamo, “de las notificaciones”. En ese momento checo correos, notificaciones, alertas, itinerarios, llamadas. Si los atendiera todo el día no pudiera concentrarme (bueno, las llamadas sí, pero hay veces en las que prefiero devolver las llamadas cuando si estoy muy ocupado, dedicándole mi TOTAL atención a un cliente de forma física o concentrado en algo). También lo es la hora de la comida. Sucede que los patrones comemos luego cuando tenemos oportunidad. Malo. Una dieta sana debe de estar bien programada para ayudar a nuestro metabolismo (etc, etc). Lo mismo se los recomiendo para horarios de capacitación, limpieza de escritorio y archivación de documentos. Asignarlos a horarios menos activos, como el viernes en la tarde, pero respetarlos. Yo defiendo mucho sobre todo mi horario para capacitación y desarrollo profesional, por que sé que realmente reditúa.
  2. Ya que tienes los “inamovibles”, siguen los urgentes. O los de prioridad mayor. Si en realidad es más importante cumplir con ellos antes que el inamovible, lo evaluamos y lo intercambiamos, pero sin dejar de realizar la tarea programada. Los bloques de un calendario no deben eliminarse si los tienes que cumplir. Solamente los movemos a horarios libres, de nuevo, sin comprometernos a realizar otras actividades a esa hora.
  3. Finalmente los trabajos con la prioridad menor. Hay algo que con la experiencia he aprendido y es que todo trabajo se vuelve de alta prioridad en el momento que ya se requiere. Se podría decir que no hay proyecto de menor prioridad si no de menor urgencia, ya que si los tomamos de tal manera los podemos dejar hasta indefinidamente y tardar días, si le va bien, en retomarlo. El método es tener esa tarea en la bandeja de asignaciones por procesar y darles lo más pronto posible una duración y calendarización para su logro.

Este mismo proceso en sí es un bloque de tiempo enfocado a la administración de proyectos que también debería considerarse a menos que ya tengas alguien que se encargue de eso por ti.

Un problema frecuente que se suscita en la ejecución de los proyectos “triajados” es que no te alcanzó el tiempo programado o disponible para terminarlo. De antemano hay que decidir, tal cual triaje de víctimas, si ese tiempo que le puedes dar va a ser todo el que le vas a ofrecer, de antemano sabiendo, que tienes que cerrar el procedimiento en ese momento y entregar lo desarrollado. El tema de la satisfacción en el Diseño ya lo vimos en otra entrada de este blog, y es un tema para muchos complejos pero tipificado, que ya debemos tener en cuenta. En caso de que se requieran más horas de inversión (por que nos cuesta), se mueve en el triaje a “la siguiente categoría”, pero en el primer lugar de esta, ya que se supone que tiene la misma prioridad, solo lo retrasaste y reprogramaste, moviendo todo hacia atrás en el calendario. Recuerda que su atención no puede sustituir al de los otros, por lo que decidir si seguir con ese proyecto ya involucra retrasar el calendario. Eso depende enteramente de tu disposición, y si es el caso la del cliente, pero de momento estamos hablando de organización interna, se supone que ofreciste un tiempo de entrega seguro para “protegerte” de este tipo de sucesos.

En el triaje médico hay pacientes que se ubican en un grupo en el cual es imposible su atención por su estado terminal, o que aunque se omiten de la atención por que los recursos que se gastan en él se saben que no lo mejorarán significativamente. En Diseño no creo que se transporte tal cual el concepto de “trabajo perdido”, pero podríamos darle un símil a favores, proyectos de baja conveniencia y proyectos especiales en oferta, los cuales de antemano se acordaron que te darían margen de tiempo a un precio conveniente. Pero hay que tener mucho cuidado en que haya un acuerdo en este punto, ya que el dar prioridad baja a algún proyecto no debería hablar mal de ti en su desenvolvimiento (no en su calidad, si no en que no se entregó a tiempo).

Cierro este artículo con una cita de Wikipedia, en donde extraigo la fotografía que ilustra este artículo: “Solo el tratamiento inmediato para salvar la vida de un paciente toma prioridad durante un triaje”. En el caso de un cliente con una urgencia legítima, “salvar su vida” puede abrirte muchas puertas, recuérdalo.

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